Buchhaltung digital: Wie sich meine Buchhaltung inklusive Steuererklärung digital, papierlos und (fast) von selbst macht

Der 31.7. steht an und damit die Deadline zur Abgabe der Steuererklärung.

Nachdem ich mir bisher vom Steuerberater helfen ließ, wollte ich beim Anfertigen der Steuererklärung für das Jahr 2019 mal wissen, wie weit ich ohne Steuerberater und mit digitalen Tools selbst komme. Dabei ist ein Setup an Tools entstanden, welches es mir überraschend einfach machte, Buchhaltung und Steuererklärung digital und papierlos vollständig selbst und einfach zu erledigen und beim Finanzamt abzugeben.

In diesem Blogpost will ich diese Tools und mein Setup vorstellen.

Doch zunächst ein paar Worte dazu, welche Gründe dafür sprechen, Buchhaltung und Steuer selbst zu machen.

Warum Buchhaltung und Steuererklärung selbst machen?

Im Laufe der letzten zweieinhalb Jahre, die ich zwischenzeitlich selbstständig bin, habe ich mehr und mehr die Aufgaben vom Steuerberater selbst übernommen.

Das führte dazu, dass ich jetzt circa 30 Minuten, maximal jedoch eine Stunde pro Monat mit dem Abschluss meiner Buchhaltung verbringe, sodass ich die Umsatzsteuer-Voranmeldung via Elster beim Finanzamt einreichen kann.

Damit ein Steuerberater das übernehmen kann, hat man mit dem Bereitstellen von Belegen und Kontoauszügen nahezu denselben Aufwand.

Und auch der Jahresabschluss, also das Erstellen der Steuererklärung, war aufbauend darauf dann kein großer Aufwand mehr. In etwa zwei Stunden war ich damit beschäftigt, wobei ein großer Teil der Zeit auf das Sammeln von Informationen rund um mein Business (z.B. private Versicherungen, etc.) drauf ging.

Wiederum Aufwand, den ich in der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ebenfalls hatte.

Je nach Preisen deines Steuerberaters sparst du dadurch eine geringe bis mittlere vierstellige Summe pro Jahr, abhängig davon, ob du nur den Jahresabschluss, also die Steuererklärung, oder zusätzlich auch die laufende Buchhaltung an den Steuerberater abgibst. Mit den richtigen Tools kannst du dir also zwei- bis dreitausend Euro jährlich sparen - wobei die Kosten für die Tools selbst schon berücksichtigt sind.

Nicht zuletzt sind Steuern für viele Selbstständige und vor allem für Freelancer der größte Ausgabenposten. Grund genug, sich damit genauer zu beschäftigen und dabei mehr und mehr zu lernen, wie Steuern funktionieren, und was man dabei richtig und eben auch falsch machen kann.

Nachfolgend liste ich dir die Tools auf, die mir dabei helfen, Buchhaltung und Steuererklärung vollständig und wirklich einfach selbst zu machen - unterteilt in Basis- und Peripherie-Tools. Solltest du selbst Interesse haben, das System für dich so oder so ähnlich aufzubauen, hilft dir diese Unterteilung. Die Basis-Tools alleine ermöglichen den grundsätzlichen Aufbau, sodass du alles selbst erledigen kannst. Die Peripherie-Tools können dir dann dabei helfen, aufbauend auf den Basis-Tools maximal papierlos und zeitsparend zu arbeiten.

Die Basis: Meine Tools für Banking, Buchhaltung und Steuern

Soweit ich es als Steueramateur verstanden habe, ist es Aufgabe der Buchhaltung, alle Finanzströme meiner selbstständigen Tätigkeit nicht nur nachvollziehbar zu dokumentieren, sondern auch mit Belegen nachweisen zu können.

Demnach muss ich also alle Zahlungsvorgänge und Belege dokumentieren und managen, um am Ende darauf aufbauend meine Steuererklärung zu erstellen.

Um das zu bewerkstelligen, nutze ich drei digitale und miteinander verbundene Tools:

• Mein Geschäftskonto bei Kontist*, über das alle geschäftlichen Ein- & Auszahlungen fließen,
• lexoffice*, mein Buchhaltungstool, in dem ich alle Belege sammle, mit den automatisch von Kontist eingespielten Zahlungen matche, und so meine Buchhaltung erledige, sowie
• smartsteuer*, um die Steuererklärung auf Basis der Daten von lexoffice zu erstellen.

Kontist - mein smartes Geschäftskonto

Kontist ist mein mobiles Geschäftskonto*, über das alle meine geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben laufen, und von dem ich mir auch Gehalt auf mein privates Konto sowie Rücklagen auf ein speziell dafür genutztes Konto überweise.

Neben Features, die Standard für ein Bankkonto sind (z.B. Überweisungen, Daueraufträge, Kreditkarte, etc.), besteht der große Vorteil von Kontist darin, dass das Konto in Echtzeit mit lexoffice vernetzt werden kann, sodass Banking und Buchhaltung bzw. Transaktionen und Belege in beiden Systemen immer auf gleichem Datenstand sind.

Zusätzlich dazu schätzt Kontist auch automatisch zu zahlende Steuern und legt diese zur Seite, sodass nicht nur der Papierkram sondern auch das Finanzielle mit dem Finanzamt kein Problem macht und geregelt ist, weil immer genügend Geld für anstehende Steuerzahlungen vorhanden ist.

Hinweis: Wenn du selbst Interesse an einer Kontoeröffnung bei Kontist* hast, die hier gesetzten Verlinkungen sind Empfehlungslinks aus der App. Bei Köntoeröffnung über einen dieser Links erhältst du 50€ Startguthaben.

lexoffice - das Herzstück meiner Buchhaltung

lexoffice* ist das Herzstück meines Buchhaltungssystems. Hier fließen digitale (siehe Abschnitt „Die Peripherie“) wie analoge Belege (ganz einfach via Smartphone-Scan) und die Banktransaktionen von meinem Geschäftskonto von Kontist zusammen.

Außerdem schreibe und versende ich mit lexoffice* Rechnungen an meine Kunden, übermittle per Mausklick monatlich meine Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt, und lasse ganz automatisch die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, die Teil und Grundlage für den Jahresabschluss und die Steuererklärung ist.

smartsteuer - per Interview zur Steuererklärung

Via smartsteuer* erstelle ich ganz einfach meinen Jahresabschluss. Da ich Freiberufler bin, umfasst die Steuererklärung bei mir neben der EÜR die Einkommensteuer- und Umsatzsteuererklärung.

Dafür muss ich in einem digitalen Interview eine sehr übersichtliche Art Fragenkatalog durcharbeiten. Aus den Antworten ergeben sich persönliche Angaben sowie Angaben zu geschäftlichen wie privaten Ein- bzw. Ausgaben und damit alle Informationen, die das Finanzamt zunächst wissen will (ggf. können während der Prüfung noch weitere Informationen und Dokumente später angefordert werden).

smartsteuer* ist zunächst kein spezielles Tool für Selbstständige, sondern eignet sich auch für Angestellte oder nebenberuflich Selbstständige, da alle möglichen Einkünfte abgefragt werden (so wie das beim Erstellen der Steuererklärung üblich ist). Die EÜR, die Basis für die Ermittlung der „Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit“ ist, muss in smartsteuer jedoch nicht erst separat erstellt werden, sondern kann durch wenige Klicks aus lexoffice geladen werden. Als Angestellter die Lohnabrechnungen abtippen braucht vermutlich deutlich länger ;-).

Ist der Fragenkatalog durchgearbeitet, checkt smartsteuer* auf Plausibilität und gibt Tipps, was man noch verbessern kann. Sobald man diesen Check durch hat, lässt sich wiederum mit wenigen Klicks und Online-Identifitaktionsverfahren die Steuererklärung digital ans Finanzamt übermitteln.

Die Steuererklärung ist erledigt, abgegeben und wartet damit auf Rückmeldung und Bescheid vom Finanzamt.

Die Peripherie: Tools, um Belege papierlos, digital und möglichst effizient zu managen

Via Kontist, lexoffice und Smartsteuer steht der Kern meines digitalen Buchhaltungsprozesses von den Banktransaktionen bis zur abschließenden Steuererklärung.

Die größte Gefahr für unnötigen Aufwand besteht darin, Belege dann, wenn die Buchhaltung ansteht, erst suchen zu müssen. Um das so gut es geht zu vermeiden, bietet es sich an, zusätzliche Tools, die bei der Handhabung von Belegen helfen, in der Peripherie um diesen Kernprozess anzubinden.

Ziel dieser Tools ist es, Belege automatisiert oder zumindest maximal einfach und am besten zu dem Zeitpunkt, an dem sie entstehen oder ankommen, direkt im Buchhaltungstool lexoffice zu sammeln. So hat man zum Abschluss der monatlichen Buchhaltung alles - oder zumindest das meiste - an Belegen beisammen und muss nur in Einzelfällen noch nacharbeiten.

“Nahezu“ papierlos: Das lexoffice Scan-Feature & ein Leitz-Ordner

Meine Ausgangsrechnungen, also alle Rechnungen, die ich an meine Kunden sende, erstelle ich mit lexoffice und versende sie als PDF-Anhang via Mail. Belege auf Einnahmenseite werden somit zumindest bei mir nie gedruckt, sind zu 100% papierlos und, da in lexoffice erstellt, auch schon dort abgelegt und erfasst.

Auch den größten Teil, vermutlich weit über 90%, meiner Eingangsrechnungen erhalte ich heute schon auf verschiedenen digitalen Wegen. Wie und mit welchen Tools ich diese manage, erkläre ich dir weiter unten.

Dennoch erhält man bei unterschiedlichen Besorgungen, in Hotels oder bei Bewirtungen noch (ausschließlich) physische Belege. Sowohl auf dem Smartphone und auf Tablets hilft hier die lexoffice App mit einer simplen Scan-Funktion, sodass Papierbelege sofort digitalisiert und in lexoffice gespeichert werden können.

Diese physischen Belege könnten scheinbar anschließend vernichtet werden, sofern man den Prozess in einer aufwendigeren Verfahrensdokumentation für’s Finanzamt nicht nur dokumentiert sondern auch up-to-date hält. Da ich immer wieder neues ausprobiere und mein „Verfahren“ optimiere, und ich sowieso eine sehr überschaubare Anzahl an physischen Belegen habe, vernichte ich diese nicht, sondern sammle sie nach Jahren sortiert in einem Leitz-Ordner mit anderen physischen Dokumenten rund um die Steuer (Bescheide, Schreiben vom Finanzamt, etc.). So spare ich mir Bürokratie und Aufwand rund um die Verfahrensdokumentation.

Etwas aus der Reihe fällt der Umgang mit Bewirtungsbelegen. Hier sind neben dem Beleg noch bewirtete Personen und Anlass handschriftlich auf dem Beleg zu dokumentieren. Es lohnt sich also, möglichst einen Kugelschreiber dabei zu haben, sodass auch Bewirtungsbelege an Ort und Stelle digitalisiert werden können.

Kennt hier irgendjemand eine App, die das Unterzeichnen von Bewirtungsbelegen digital ermöglicht? Ich habe leider noch keine gefunden. Oder sollte hier jemand von lexoffice drüber lesen: Bitte baut das mal ein :).

Zapier: Eine eMail-Adresse für lexoffice

Die meisten Belege erhalte ich via eMail, besser gesagt als PDF-Anhang in Emails. Sowohl am Mac als auch am PC kann man PDFs ganz konventionell via Upload im Browser zu lexoffice hinzufügen. Diese Funktion nutze ich allerdings nur ganz selten, da sie etwas umständlich ist, und einige Klicks und Fensterwechsel benötigt.

Viel einfacher wäre es doch, die eMail ganz stupide weiterzuleiten. Leider hat lexoffice nicht wie z.B. der Wettbewerber FastBill eine eMail-Adresse, die genau das ermöglicht. Über einen einfachen Workaround lässt sich das mit dem Tool Zapier jedoch lösen.

Zapier ermöglicht über sogenannte „Zaps“ Funktionen verschiedener Tools über deren API-Schnittstellen miteinander zu verknüpfen und damit automatisierte Workflows aufzubauen.

Unter anderem kann man Zaps auch für lexoffice erstellen. Einfach die Zapier-eMail-Adresse mit dem lexoffice-Belegupload-Feature vernetzen. So können eMails mit PDF-Rechnung im Anhang an die Zapier-Adresse weitergeleitet werden und die PDFs landen dann automatisch im lexoffice Belegeingang. Anschließend schiebe ich die Mails ins Archiv und so ist das Postfach wieder eine Mail leerer.

iOS/iPadOS: PDFs ganz einfach via Teilen-Funktion zu lexoffice schicken

Am iPhone und am iPad kann man PDFs, unter anderem auch aus eMails, noch einfacher an lexoffice senden. Dafür brauchst du auf dem jeweiligen Gerät die lexoffice App.

Sobald diese installiert ist, kannst du ganz einfach via Teilen eines PDF-Dokuments die Option „Belegupload“ mit dem ausgegrauten lexoffice-Logo rechts daneben auswählen. So ist der PDF-Beleg noch einfacher im lexoffice Belegeingang.

Vermutlich funktioniert das auch auf Android-Geräten. Da fehlt mir allerdings die Erfahrung. Schreib es gerne in die Kommentare, solltest du da besser Bescheid wissen.

GetMyInvoices.com - Belege automatisiert sammeln

Manche Anbieter versenden Rechnungen nicht via eMail, sondern stellen sie auf ihren Portalen zum Download bereit. Seit kurzem nutze ich dafür das Tool GetMyInvoices.com*.

GetMyInvoices.com macht es möglich, diese Belege vollständig automatisiert in den lexoffice Belegeingang zu senden. Einfach im Login-Bereich von GetMyInvoices.com* mit lexoffice verbinden. Anschließend die betreffenden Portale suchen, auswählen und sich einloggen. Und schon ist alles erledigt und die Belege werden in regelmäßigem Rhythmus vom Portal abgerufen und automatisch bei lexoffice hinzugefügt.

Bisher konnte GetMyInvoices.com* tatsächlich alle Portale, die ich benötigt habe, abwickeln.

Neben dieser Funktion kann GetMyInvoices.com* auch automatisiert Rechnungen aus eMails importieren, stellt ein zentrales Postfach zum Empfangen von Rechnungen zur Verfügung, und ermöglicht selbst via Scan App das Digitalisieren physischer Rechnungen. Bisher nutze ich diese Funktionen jedoch noch nicht, werde sie mir aber im Laufe der nächsten Wochen und Monate mal genauer ansehen, und ggf. meine Abläufe damit weiter optimieren.

Einfach Reisekosten - Verpflegungsmehraufwände und Kostenpauschalen berechnen

Da ich geschäftlich viel reise, sind Reisekosten ebenfalls ein nicht zu vernachlässigender Posten in meiner Buchhaltung. Belege für Zugfahrten oder Übernachtungen lege ich, sofern vorhanden, über die oben schon beschriebenen Abläufe ab. Zusätzlich dazu können jedoch auch Verpflegungsmehraufwände oder andere Kostenpauschalen als Reisekosten geltend gemacht werden.

Um diese zu dokumentieren, nutze ich das Tool Einfach Reisekosten. Hier dokumentiere ich die Reise mit Startort, Zwischenetappen und Zielort, sowie den Reisezeiten und erhalte daraus eine fertige Reisekostenabrechnung. Auch Einfach Reisekosten kann ganz einfach mit lexoffice verbunden werden, sodass diese Reisekostenabrechnungen ebenfalls im Belegeingang von lexoffice via Mausklick landen und so ganz einfach in die Buchhaltung und damit in die EÜR miteinfließen.

Clockodo - Arbeitszeiten erfassen

Sollte in deinen Projekten Zeiterfassung eine komplexere Rolle einnehmen, könnte Clockodo noch eine tolle Ergänzung sein.

Clockodo ist ein Tool zur Zeiterfassung von (Team-)Projekten. Via Click können die erfassten Zeiten an lexoffice übergeben und so ohne doppelte Erfassung und unauffällig für Fehler direkt Rechnungen aus den Zeiten erstellt werden.

Work in Progress

Ich hoffe, mit diesem Text kann ich dir Orientierung und Anleitung geben, deine eigene Buchhaltung aufzubauen. Die Tools und deren Kontext hat sich im Laufe meiner Selbstständigkeit Stück für Stück ergeben und entwickelt sich laufend weiter. Updates werde ich auch hier im Blogpost dokumentieren.

Sollten dir beim Lesen Dinge aufgefallen sein, die unklar bleiben oder die du vielleicht schon besser und einfacher gelöst hast, dann freue ich mich auf deine Fragen und Verbesserungsvorschläge in den Kommentaren!

All the best, Tobias.

*Empfehlungs- und Affiliate-Links, Foto von Andrew Neel von Pexels